USHT

Mal for møteagenda og referat

Mal for møteagenda og referat

under arbeid

HVA?

Personsentrert praksisutvikling basert på samarbeid, inkludering og deltakelse er ekstra krevende i praksisfelt der personalet jobber skift, fordi det nesten aldri er mulig å sikre at alle hører de samme tingene og kan diskutere på samme tid. Ofte organiseres praksisutvikling som prosjekt med representativ deltakelse, og da stilles det særlige krav til at tiltak og beslutninger kommuniseres og deles så åpent og gjennomsiktig som mulige. Følgende maler kan kanskje stimulere til at møter, for eksempel i koordineringsgruppen, kan gjennomføres og resultatene formidles på en effektiv og demokratisk måte. Å skrive referat kan gjøres på ulikt vis, og under følger ett eksempel.

Hvordan?

Møtet begynner med at deltakerne fyller ut behovskartet. Deltakerne fyller ut i behovskartet tema/saker som er viktig at blir tatt opp. Kolonnen «hvordan har jeg det i dag» er for å raskt avklare hva som opptar møtedeltakerne denne dagen, det skal ikke ta lang tid. Åpningsaktiviteten skal bidra til at alle deltakerne har et felles fokus i møtet og får en felles start. Med utgangspunkt i behovskartet, har leder og medleder satt opp tidsplan på det deltakerne har meldt inn for å dele og diskutere.

  Eksempel på møteagenda kan lastes ned her: Møteagenda (DOCX, 14 kB)

Hensikten med denne strukturen på møtet, er å sikre at alle deltakerne får muligheten til å være aktivt deltakende på møtet. En må gjennomføre strukturen en del ganger, for at deltakerne skal blir kjent med og trygg på strukturen.

Det er i forkant avklart hvem av deltakerne som er medleder, dette går på omgang. Medleder bidrar sammen med leder for å sikre at møtet blir gjennomført som planlagt, og at tidsrammen overholdes. Leder og medleder avtaler åpningsaktivitet, hvordan evaluering av møtet skal skje og organiserer speed-delingen. Videre fordeler de tiden på de ulike områdene som skal diskuteres. Informasjonssaker er det vanligvis leder som har mange av, her må leder planlegge sakene og disponere tiden, slik at nødvendige områder/temaer blir berørt.


Avslutningsvis kan det være områder i siste kolonne i behovskartet; Behov for å diskutere (med hvem?) som skal diskuteres med enkelte av deltakerne, da lager de en plan for når dette skal skje. 

 Behovskart kan se slik ut:

 Eksempel på behovskart kan lastes ned her: Behovskart-mal (DOCX, 14 kB)

Referat kan se slik ut:

 Eksempel på referat kan lastes ned her: Referat-mal (PNG, 34 kB)

Vår erfaring

Strukturen er svært nyttig for møtedeltakere som har jevnlige møter og har sitt arbeidssted på ulike plasser (geografisk og oppdragsmessig). Møtene har i større grad fokus på samarbeid, få innsikt i de ulike deltakernes arbeidsoppgaver og utfordringer, og bidrar til en «demokratisering» av møtene.