USHT

Mal for møteagenda og referat

Mal for møteagenda og referat

Praksisutvikling med fokus på inkludering og deltakelse er krevende når personalet jobber turnus. Dette dels fordi det kan vere vanskelig nå ut med informasjon, og at det kan vere utfordrende å skape møteplasser for felles diskusjoner. Team og prosjektgrupper har gjerne en representativ deltakelse, og da stilles det særlige krav til at tiltak og beslutninger blir kommunisert ut, og at prosessen er åpen og transparent. Som et ledd i dette arbeidet har mange virksomheter egne maler for møteagendaer- og referat. Malene som blir vist til her inkluderer element som særlig bidrar til at møter kan gjennomføres og resultatene formidles på en effektiv og demokratisk måte.

Du trenger:

  • Utskrift av behovskart, gjerne i A3 format
  • Penn og papir

Fremgangsmåte

Det fins flere aktiviteter som bidrar til at møtedeltakere raskt samler seg om et felles utgangspunkt, og samtidig legge til rette for inkludering og deltaking. Start gjerne møter med å stille spørsmålet: «Hvordan har jeg det i dag». Denne aktiviteten tar ikke lang tid, men hjelper en å avklare hva som opptar møtedeltakerne. Videre blir det anbefalt at deltakerne fyller ut et behovskartet der det kommer frem hvilke saker/tema de har behov for å dele og diskutere, med hvem.

Med bakgrunn i det som kommer frem kan møteleder (og medleder) sette opp en tidsplan. Hensikten med denne strukturen er å sikre at alle får muligheten til å være aktivt deltakende på møtet. Medleder sitt ansvar i møtet skal vere å støtte møteleder, og å bidra til at agenda og tidsramme blir overholdt. Hvem som er medleder kan gjerne gå på omgang, men bør vere avtalt på forhånd.

  Eksempel på møteagenda kan lastes ned her: Møteagenda (DOCX, 14 kB)

Eksempel på behovskart kan lastes ned her: Behovskart (DOCX, 14 kB)

   Eksempel på referat kan lastes ned her: Referat (PNG, 34 kB)

Våre erfaringer

Vår erfaring er at denne strukturen har vist seg særlig nyttig i grupper med jevnlige møter, og der møtedeltakerene sitter sprett. Videre bidrar denne strukturen til «demokratisering» av møtetene og en breiere forståelse og innsikt i de ulike deltakernes arbeidsoppgaver og utfordringer. Assosiasjonskortene er anbefalt brukt i forbindelse med «Hvordan har jeg det i dag» og i evalueringen.

BakgrunnInformasjon om teoretisk grunnlag, målsetning og arbeidsgruppen

 Metoder og verktøySamling av relevante metoder, maler, verktøy og erfaringsdeling. 

 Tilbake Til landingssiden